В нём приняли участие зам. председателя Комитета культуры, туризма и архивного дела Администрации Новгородской обл. О.В.Демидов, ректор Гуманитарного института НовГУ А.П.Донченко, ряд других сотрудников университета, а также настоятель новгородской общины РПСЦ о. Александр Панкратов.
Рассмотрев различные аспекты подготовки мероприятия, Оргкомитет принял решение провести конференцию с 30 сентября по 2 октября включительно, а не 5 – 7 октября, как предполагалось первоначально. В срок до 10 сентября всем потенциальным участникам научного форума предполагается направить извещения с подробным изложением всех организационно – технических, а также финансовых аспектов предстоящего события.
По состоянию на 29.06.2009 желание принять участие в конференции письменно изъявили 126 представителей свыше 80-ти научных, учебных, общественных и религиозных организаций России и ряда зарубежных стран.